ایجاد اعتماد: با اسکرام مستر شریک شوید

قدرت و استقامت یک شرکت از محصولات یا خدمات نشات نمی گیرد، بلکه به این بستگی دارد که چگونه افراد آن ها با هم کنار می آیند. سیمون سینک

برقراری تعاملات صحیح با افرادی که رهبری می کنید برای ارائه رهبری موثر بسیار مهم است. این مقاله نقش ها و مسئولیت های اسکرام مستر را مورد بحث قرار می دهد. شیوه هایی را برای تعامل با افراد در زمان مناسب و به روش درست ارائه می دهد. و تمرکز و مرزهای رهبری شما را توضیح می دهد.

ایجاد اعتماد

اعتماد عنصری جادویی است که اجازه می دهد روابط شکوفا شود. اعتماد کردن به کسی به معنای ایمان داشتن به آن شخص و این باور است که نیت او خوب است و عمل به توصیه های او مفید خواهد بود. وقتی به کسی اعتماد می کنید، در حضور او احساس امنیت می کنید و راحت می توانید نظر خود را بیان کنید.

اعتماد به دو دلیل بسیار مهم است: اول، وقتی افراد به یکدیگر اعتماد ندارند، تعاملات آنها سطحی است. آنها اغلب از گرفتن تصمیمات سخت که شامل اختلاف نظر و تناقض است اجتناب می کنند و قادر به همکاری مؤثر نیستند . این خبر بدی برای محصول شماست: محصولات موفق بر اساس توافقات ضعیف ساخته نمی شوند، بلکه بر اساس تخصص جمعی تیم توسعه و ذینفعان ساخته می شوند. علاوه بر این، بدون همکاری موثر، دستیابی به موفقیت محصول برای شما سخت خواهد بود: برای طراحی، توسعه و ارائه محصول به کمک دیگران نیاز دارید. دوم، وقتی افراد به شما اعتماد ندارند، از صمیم قلب از شما پیروی نمی کنند، اما در بهترین حالت از روی تعهد عمل می کنند. بنابراین جلب اعتماد افراد برای هدایت و همسویی آنها و حرکت رو به جلو ضروری است.

نکات زیر به شما کمک می کند تا با اعضای تیم توسعه، ذینفعان و اسکرام مستر، اعتماد ایجاد کنید:

کنجکاوانه مراقب افراد باشید. با خونگرمی با افراد ارتباط بگیرید، به فرد علاقه واقعی اما محترمانه داشته باشید و نگران سلامتی او باشید.

با ذهن باز گوش کنید. سعی کنید با دقت گوش دهید و ایده یا نگرانی یک فرد را زود قضاوت یا رد نکنید. قدردان مشارکت فرد باشید، حتی اگر مخالف او هستید. این باعث می شود افراد احساس ارزشمندی کنند و آنها را تشویق می کند که با شما باز باشند.

با صداقت صحبت کنید و به حرف هایتان عمل کنید. آنچه را که حقیقت دارد بگویید؛ حقیقت را پیچ و تاب ندید و نصفه نیمه آن را بیان نکنید. کاری کنید که اعمالتان مطابق با کلمات شما باشد. صحبت خود را عملی کنید. هنگام انتقاد از یک ایده یا نظر از کلمات تند و تفرقه‌انگیز خودداری کنید. همیشه با فرد مقابل با احترام رفتار کنید. مایل به نشان دادن آسیب پذیری و پذیرش اشتباهات باشید و در مورد دیگران تظاهر نکنید، لاف نزنید یا بد صحبت نکنید.

افراد را بشناسید و اجازه دهید افراد شما را بشناسند. همه ما تحت تأثیر پیشینه، موقعیت های خانوادگی و علایق خود هستیم. به اشتراک گذاری این اطلاعات به دو دلیل مفید است: اول اینکه به افراد کمک می کند یکدیگر را درک کنند. و برای ما روشن تر می کند که چرا کسی به شیوه ای خاص فکر می کند و عمل می کند. دوم، به اشتراک گذاشتن اطلاعات شخصی یک تمرین اعتمادسازی است. همانطور که پاتریک لنچیونی توصیه می کند، به اشتراک گذاشتن داستان های شکست می تواند بسیار مفید باشد. این آسیب پذیری را نشان می دهد که به نوبه خود باعث ایجاد اعتماد می شود. اگر از این تمرین استفاده می کنید، با به اشتراک گذاشتن یکی از شکست های خود پیش قدم شوید. حتی فعالیت های به ظاهر کوچک، مانند صرف ناهار یا قهوه با هم، می تواند در شناخت افراد مفید باشد.

افراد را در تصمیم گیری های محصول مشارکت دهید و آنها را تشویق کنید تا ایده ها و نگرانی های خود را به اشتراک بگذارند. با دقت به همه گوش دهید، از نظرات افراد قدردانی کنید و به دیدگاه های آنها احترام بگذارید. این باعث افزایش اعتماد افراد به شما می شود.

حامی باشید و هر جایی که امکان داشت و مناسب بود پیشنهاد کمک بدهید. این کار نشان می دهد که شما به دیگران اهمیت می دهید و نیت خوبی دارید. اما مطمئن شوید که به افراد کمک می کنید تا به خودکفایی برسند. از گفتن اینکه چگونه کارهای خود را انجام دهند خودداری کنید و در عوض آنها را راهنمایی کنید.

تخصص مدیریت محصول خود را تقویت کنید. هرچه دانش مرتبط تری در مورد بازار، کاربران و محصول خود داشته باشید و بتوانید روش های مدیریت محصول را به طور موثر اعمال کنید – مانند ایجاد استراتژی محصول، توسعه نقشه راه محصول و اعتبارسنجی ایده ها – احتمال بیشتری وجود دارد که افراد به شما اعتماد کنند و از شما پیروی کنند.

با اسکرام مستر شریک شوید

در حالی که ایجاد یک رابطه موثر با تیم توسعه و ذینفعان بدون شک مهم است، اما من معتقدم که افراد محصول اغلب اهمیت همکاری موثر با اسکرام مستر را دست کم می گیرند. اما همانطور که در ادامه میخوانیم، اسکرام مستر یک شریک مهم برای شما است.

کاری که اسکرام مستر باید انجام دهد

اسکرام مستر باید به مسائل فرآیند، همکاری و تغییرات سازمانی رسیدگی کند. این شامل وظایف زیر است:

کمک در فرآیند جذب: برای پیدا کردن افرادی که مهارت های مناسب و انگیزه کار روی محصول را دارند کمک میکنند. به عنوان مثال، من سازمان‌هایی را دیده‌ام که در آن‌ها اسکرام مسترها با منابع انسانی و تیم توسعه برای یافتن اعضای جدید تیم کار می‌کنند.

نقش‌ها: اطمینان حاصل می کنند که نقش‌های درست در جای خود قرار دارند، اختیارات و مسئولیت‌های آن‌ها مشخص است و همه افراد درگیر در مسیر توسعه، آن‌ها را درک می‌کنند.

فرآیند و همکاری: ارزش ها، اصول و شیوه های چابک را به مالک محصول، تیم توسعه، ذینفعان و مدیریت آموزش می دهند. اطمینان حاصل می کنند که همه نقشی را که بازی می کنند، درک می کنند. به افراد کمک می کنند تا از فرآیندهای درست به روش درست استفاده کنند. آنها را تشویق می کنند تا در مورد نحوه همکاری خود و کشف راه هایی برای بهبود کارشان فکر کنند – به عنوان مثال، از طریق Sprint Retrospective.

جلسات: جلسات را آماده و تسهیل می کنند، از جمله برنامه‌ریزی اسپرینت، اسکرام روزانه، بررسی اسپرینت و گذشته‌نگر اسپرینت. قوانین اساسی را تعیین می کنند. اطمینان حاصل می کنندکه صدای همه شنیده می شود و هیچ کس جلسه رو مال خودش نمی کند.

محیط کار سازنده: به ایجاد محیطی که برای کار گروهی خلاقانه مساعد است کمک می کنند- به عنوان مثال، ترکیب مناسبی از فضای باز و اتاق های استراحت. اطمینان حاصل می کنندکه افراد زیرساخت ها و ابزار مورد نیاز برای انجام یک کار خوب را دارند. این شامل لپ‌تاپ، تبلت، تلفن و ابزار نرم‌افزاری و همچنین آشپزخانه یا قهوه‌ساز می‌شود.

تغییر سازمانی: با مدیریت ارشد، منابع انسانی و سایر گروه‌های تجاری کار می کنند تا تغییرات سازمانی لازم را برای استفاده کامل از شیوه‌های چابک و توانمندسازی افراد محصول، احتمالاً به عنوان بخشی از یک برنامه تحول یا بهبود چابک، اعمال کنند.

داشتن یک اسکرام مستر کارآمد به شما امکان می دهد روی شغل خود تمرکز کنید و از درگیر شدن بیش از حد با افراد، فرآیندها و مسائل سازمانی جلوگیری می کند. علاوه بر این، اسکرام مستر می‌تواند یک شریک برای شما باشد—کسی که می‌توانید با او درباره مسائل و نگرانی‌های مربوط به فرآیند و افراد صحبت کنید.

کاری که اسکرام مستر نباید انجام دهد

در تئوری، اسکرام مستر شما باید بر روی رهبری افراد و فرآیندها تمرکز کند. اما در عمل، اسکرام مستر ها گاهی وظایفی را بر عهده می گیرند که به آن نقش تعلق ندارند. وظایف زیر از این دسته اند:

مدیریت پروژه: اسکرام مستر مدیر پروژه نیست. اسکرام مستر نباید کارها را مشخص و به بقیه واگذار کند و یا گزارش هایی مانند نمودار Burndown Chart ایجاد کند. در عوض، او باید به تیم توسعه و شما آموزش دهد که چگونه پیشرفت یک Sprint و Release را به ترتیب برنامه ریزی و پیگیری کنید.

کارهای Product Backlog: به روز نگه داشتن Product Backlog ، مسئولیتی است که بین شما و توسعه دهندگان مشترک است و کار اسکرام مستر نیست. بنابراین نباید انتظار داشته باشید که اسکرام مستر شما Backlog را برای شما refine کند. این فرد مدیر Product Backlog یا نویسنده داستان کاربری نیست.

مدیریت تیم: اسکرام مستر نباید تیم توسعه را مدیریت کند. در عوض، او باید به تیم کمک کند تا خود سازماندهی کند تا اعضای تیم، خودشان را مدیریت کنند.

می‌توانید اسکرام مستر را به‌عنوان یک مربی ببینید، کسی که به دیگران کمک می‌کند بفهمند چگونه می‌توانند محصولی ارزشمند خلق کنند و به‌طور مداوم شیوه کارشان را بهبود ببخشند.

چرا نباید وظایف اسکرام مستر را به عهده بگیرید؟

متأسفانه، در تجربه من غیر عادی نیست که اصلاً در تیم، اسکرام مستر وجود نداشته باشد یا این نقش به طور مؤثر اعمال نشده باشد و همه وظایفی که قبلا ذکر شده انجام نشوند. اما از آنجایی که کار اسکرام مستر مهم است، معمولاً شخص دیگری جلو می آید و وظایف را بر عهده می گیرد. اغلب، این شما هستید، مالک محصول. در حالی که اهمیت دادن به تیم توسعه و فرآیند آن بسیار خوب است، انجام وظایف اسکرام مستر علاوه بر کارهای دیگر، به سه دلیل زیر ایده بدی است:

اولاً، بر عهده گرفتن وظایف بیشتر احتمالاً باعث می شود که شما بیش از حد کار کنید، که خلاقیت شما را کاهش می دهد و بر سلامت شما تأثیر می گذارد. از طرف دیگر، ممکن است برخی از مسئولیت های محصول خود را نادیده بگیرید به عنوان مثال، از انجام مداوم کشف محصول غافل شوید. متأسفانه، این اتفاق معمولاً در آینده کار بیشتری را برای شما ایجاد می کند، زیرا شما ناامیدانه سعی می کنید به رقبا برسید یا با ترند های جدید سازگار شوید.

دوم، کسب مهارت‌های لازم اسکرام مستر زمانبر است. به عنوان مثال، به تسهیل تغییرات سازمانی یا ایجاد تیم‌های بالغ فکر کنید. معمولاً چیزی نیست که بتوانید ظرف چند روز یا با شرکت در یک دوره آموزشی یاد بگیرید. در نتیجه، من ترجیح می دهم با اسکرام مستر های حرفه ای و تمام وقت کار کنم که می توانند مهارت های خود را عمیق تر کنند و تخصص لازم را توسعه دهند.

سوم، اگر به نظر می‌رسد که می‌توانید وظایف اسکرام مستر را انجام دهید، شرکت شما فکر می کند که نیاز چندانی به استخدام اسکرام مستر ندارد. در مورد این موضوع فکر کنید: اگر مدیریت می بیند که شما ظاهراً بدون اسکرام مستر هیچ مشکلی ندارید، پس چرا باید چیزی را تغییر دهند؟ بنابراین، وظایف اسکرام مستر را به عهده نگیرید – حداقل نه برای مدت طولانی.

به مشکلات اسکرام مستر خود شلیک کنید

 من اخیراً با مدیر عامل شرکتی صحبت کردم که برنامه های آموزشی در مورد چالش های مدیریت محصول که شرکت او با آن مواجه بود برگزار می کند. وقتی به او گفتم که علت احتمالی برخی از مسائل، عدم حضور اسکرام مستر است، آن فرد متعجب شد. این نشان می‌دهد که حتی نزدیک به بیست سال پس از انتشار «مانیفست توسعه نرم‌افزار چابک»، نیاز به اسکرام مسترها و مربیان چابک، هنوز توسط همه سازمان هایی که از شیوه‌های چابک استفاده می‌کنند درک نشده است. اگر در موقعیت مشابهی هستید، بررسی کنید که چگونه می توانید به مدیران ارشد کمک کنید تا بفهمند که حضور اسکرام مستر اختیاری نیست، بلکه اجباری هست تا روشی چابک برای کار ایجاد کند و از افراد محصول و تیم های توسعه حمایت کند. اگر شرکت شما از این نقش استفاده می کند اما اسکرام مستر وقت کافی برای حمایت از شما و تیمتان نداشته باشد، باید در مورد این چالش با مدیران صحبت کنید. چندی پیش، با یک فرد محصولی صحبت کردم که اسکرام مستر خود را از دست داده بود، زیرا به آن فرد برای کمک به راه اندازی تیم دیگری نیاز بود. در نتیجه، او تمام تلاش خود را کرد تا وظایف اسکرام مستر را پوشش دهد، البته که قابل پیش بینی بود که با حجم کاری اش به چالش خورده بود. اگر هیچ راهی وجود ندارد که بتوانید یک اسکرام مستر واجد شرایط را داشته باشید، پس عواقب آن را نیز در نظر بگیرید. من این را غیرمنصفانه می‌دانم که از کسی برای دستیابی به موفقیت محصول انتظار همکاری داشته باشم، اما حمایتی را که آن شخص نیاز دارد را ارائه ندهم. این شامل یک اسکرام مستر ماهر است که به اندازه کافی در دسترس است.

اگر به اندازه کافی خوش شانس هستید که یک اسکرام مستر دارید، اما کارش را به صورت موثر انجام نمی دهد، پس علت آن را بررسی کنید. آیا اسکرام مستر شما به اندازه کافی دانش یا تجربه ندارد؟ آیا توصیه های او را مفید نمی دانید یا با آنها مخالف هستید؟ یا با او کنار نمی آیید؟ آیا به او اعتماد ندارید؟ در هر صورت، ترجیحا رو در رو با اسکرام مستر صحبت کنید. مشاهدات خود را به اشتراک بگذارید، اما سعی کنید با دقت به دیدگاه فرد گوش دهید و با او همدلی کنید. در صورت امکان پیشنهاد کمک بدهید. به عنوان مثال، ممکن است بتوانید به فرد کمک کنید تا در یک دوره آموزشی شرکت کند، البته با این فرض که مفید باشد. اگر شما تضاد را تجربه می کنید.

نویسنده: رومن پیچلر

به قلم:‌ امیر دوراندیش